Struktur Lini dan Staff

Staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Beberapa alas an mengapa organisasi perlu membedakan antara kegiatan-kegiatan lini dan staf. Pertama, karena kegiatan-kegiatan lini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi. Kedua, pengetatan yang harus di buat organisasi dalam waktu krisis sangat di tentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staf.

Ada dua tipe staf yaitu staf pribadi dan staf spesialis.

1.    Staf pribadi (personal staf )Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf  pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.

2.    Staf spesialis.Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatandivisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut. Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.

Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen. Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru.
Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya. Alasan di pilihnya bentuk struktur organisasi lini adalah karena dalam jenis organisasi ini pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas. Antar pimpinan dan pelaksanaan peran pemimpin.

Dalam hal ini sangat dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah kesatuan. perintah ini dan kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya. Karena pimpinan berada dalam satu tangan. Proses pegubahan atau pengambilan keputusan berjalan dengan cepat. Rasa solidaritas antar anggota cukup baik karena saling mengenal disiplin dan loyalitas sangatlah tinggi. Memang bentuk organisasi semacam ini khususnya di dalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksaanya juga cepat.

source:http://nikmatulmaskuroh.blogspot.co.id/2013/10/pengantar-manajemen-kekuasaan-wewenang.html

Wewenang Lini, Staff, dan Fungsional

1. Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung.Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

2. Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. 

Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

1.    Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja.

2.    Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.

3.    Punya semangat kerja sama yang ramah.

4.    Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

5.    Kesederhanaan.

6.    Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi. 

Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditujuk yaitu:

1.    Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

2.    Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.

4.    Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

3. Wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

1.    Memahami komunikasi tersebut.

2.    tidak menyimpang dari tujuan organisasi.

3.    tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi.

4.    Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.

Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang, seprti yang ditunjukan dibawah ini:

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan:

Internal:

1.    Anggaran (Budget)

2.    kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur

3.    Deskripsi jabatan

4.    Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi

Ekstern:

1. Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah

2. Perjanjian kerja kolektif

 source: http://nikmatulmaskuroh.blogspot.co.id/2013/10/pengantar-manajemen-kekuasaan-wewenang.html

Wewenang Sentralisasi VS Desentralisasi

1. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

2. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda.Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

source: http://nikmatulmaskuroh.blogspot.co.id/2013/10/pengantar-manajemen-kekuasaan-wewenang.html

MANAJEMEN PERSONALIA PT.TRI-ENERGI.TBK

MANAJEMEN PERSONALIA PT.TRI-ENERGI.TBK

 Staffing (penyusunan personalia) yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.Organisasi dinamis merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu organisasi.Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan.

   Dari definisi diatas, dapat sangat jelas diketahui perbedaan yang sangat mendasar pada keduanya. Sifat dinamis yang mencerminkan begitu terstrukturnya rancangan suatu pada suatu organisasi, sedangkan statis bersifat lebih ringkas dan praktis.Namun, dari setiap perbedaan yang ada semuanya itu memiliki suatu titik tujuan yang sama yang memang melatarbelakangi suatu tujuan bersama dalam organisasi yang dibentuk.

Dari pt tri-energi.Tbk yaitu salah satu perusahaan manufaktur ini memiliki sistem organisasi secara dinamis, mengapa? Hal ini dikarenakan struktur organisasi pada perusahaan ini yang sangat kompleks, dan dapat dilihat juga dengan adanya tingkat manajemen puncak, menengah hingga lini. Dimana juga terdapat auditor yang memiliki peran penting terhadap penilaian kontribusi perusahaan tersebut.

    Selain itu juga diperoleh analisa lebih lanjut bahwa organisasi yang terdapat pada PT .tri-energi.tbk ini menggabungkan antara Organisasi klasik dengan Neo Klasik, sehingga dapat dikatakan memiliki acuan pada Organisasi Modern, yaitu semua unsur organisasi (dalam hal ini beberapa divisi) adalah saling bergantung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.

    Sedangkan jika ditelaah lebih lanjut pada struktur organisasi perusahaan ini, maka macam/jenis organisasi pada perusahaan ini yaitu organisasi niaga dan organisasi internasional. Mengapa demikian? Karena seperti yang diungkapkan pada penjelasan singkat mengenai perusahaan tersebut sebelumnya, perusahaan ini merupakan perusahaan manufaktur, dimana ada barang yang dijual untung memperoleh keuntungan bagi perusahaan dan pihak yang terlibat didalamnya. 

delegasi wewenang pt.tri-energi tbk

KASUS WEWENANG DELEGASI PT .TRI-ENERGI. TBK

Pemecatan 5000 Pegawai Tri-Energi

Perusahaan Tri-Energi sebuah perusahaan minyak mempunyai persediaan sekitar 5000 karyawan sebagai hasul kegiatan penarikan selama periode kekurangan tenaga kerja. Perusahaan mengantisipasikan bahwa pasar tenaga kerja akan semakin ketat. Oleh karenanya perusahaan memutuskan mempersiapkan diri dengan penarikan kelompok pekerja agar kebutuhan yang diantisipasi dapat terpenuhi. 

Setelah mempekerjakan karyawan ekstra, perusahaan pada dekade selanjutnya secara continu mengotomatisasikan fasilitas – fasilitas produksinya selama periode tersebut, meskipun kapasitas produksi berlipat ganda, perusahaan akibat otomatisksasi hanya memerlukan jauh lebih sedikit karyawan untuk mengoperasikan fasilitas – fasilitas. Jadi keadaan menjadi berbalik dari antisipasi perusahaan yaitu bahwa 5000 karyawan yang telah terlanjur ditarik tak pernah lagi seluruhnya dibutuhkan. 

Perusahaan menganjurkan untuk mempekerjakan 5000 karyawan itu, dan membuat masyarakat berpendapat bahwa sekali diterima bekerja seorang karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan dapet mengharapkan untuk tetap mempertahankan pekerjaannya, bagaimanapun juga Trienergi kemudian mengalami masalah dengan rendahnya harga dipasaran dan laba yang didapet turun sampai tingkat yang kurang memuaskan, direktur utama Jhonny Bolang mempertimbangkan pemberhentian 5000 karyawan yang tak pernah diperlukan tak satupun memenuhi syarat atau perlu dipertahankan sampai pension, dia sadar bahwa banyak posisi managernya dapat di hilangkan karena secara potensial angkatan kerja akan lebih kecil.

SUMBER

Pendekatan - pendekatan untuk mencapai koordinasi yang Efektif

Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi. Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

            1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
                        Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan
            aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan
            koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
                        - Aturan dan prosedur.
                                    Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
                          menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan
                          yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan
                          penetapan tujuan. Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk
                          pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
                          sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak
                          dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
                          mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
            2. Meningakatkan koordinasi potensial.
                        Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila
            terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas
            dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
                        - Sistem informasi vertikal.
                                    Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui
                          berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui
                          serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah
                          dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran,
                          keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan
                          informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
       a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
       b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi
            panjangnya saluran komunikasi.
       c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
            dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
       d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu
            diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan
            perhatian yang terus menerus dari seseorang.
       e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh
            satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian
            tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
       f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek
            proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
      Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul
   berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri 

      Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan,
   konsultasi, dan pengarahan)

Struktur Organisasi PT Goodyear Indonesia Tbk.

Pengertian Fungsional dan divisional

            1.  Struktur Organisasi Fungsional

            Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian   Personalia   dan   Bagian   Pembelanjaan   serta   Bagian   Umum.   Pada   struktur organisasi   fungsional   apabila  ada  seseorang   yang   diserahi  tugas   untuk   mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana  dia dahulu   bekerja.   Oleh   karena   itu  seyogyanya   offing   tersebut   tidak  memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat   dinikmati  bersama.   Struktur  organisasi   fungsional   yang   menangani  proyek- proyek dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

 

               Fungsional

            Pada Struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dahulu dia bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaliknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.